INFORMACJE O WINDYKACJI

powrót do strony głównej

Skuteczna windykacja należności - informacje praktyczne dla przedsiębiorców 22.01.2008

Dla przedsiębiorców funkcjonujących na rynku realnym problemem zagrażającym ich działalności są nierzetelni kontrahenci, nie płacący lub nie płacący terminowo za odebrany towar lub świadczone na ich rzecz usługi.

Takie zachowania wśród osób prowadzących działalność gospodarczą są bardzo częstym i nagminnym zjawiskiem, tym bardziej iż od kilku lat rośnie liczba osób zakładających i prowadzących działalność gospodarczą.

Jak zatem uchronić swoją firmę przed nieuczciwymi klientami? Jak wyegzekwować swoją należność, nie narażając jednocześnie firmy na dodatkowe koszty związane przekazaniem sprawy do firmy windykacyjnej?

W pierwszej kolejności należy pamiętać o właściwym zabezpieczeniu naszej firmy przed rozpoczęciem współpracy z danym kontrahentem. W tym celu należałoby przygotować dobrze skonstruowaną umowę, która określać będzie dokładne dane klienta, przedmiot umowy, terminy zapłaty, miejsce jej wykonania itp.

Jednakże w obrocie gospodarczym, zawieranie umów jest rzadkością. Dostarczanie towarów, czy świadczenie usług odbywa się najczęściej na podstawie faktur. Chociaż z ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług nie wynika obowiązek podpisywania faktur, to jednak wystawiając fakturę, należy dopilnować, aby odbiorca naszych usług lub towaru podpisał fakturę, gdyż wówczas dochodząc roszczenia pieniężnego na podstawie zaakceptowanego przez dłużnika rachunku, zgodnie z art. 485 § 1 pkt 2 Kodeksu postępowania cywilnego, zachodzi przesłanka do rozpoznania sprawy w postępowaniu nakazowym, co w razie ewentualnego sporu sądowego znacznie ułatwia drogę dochodzenia swoich należności.

Jednym ze skutecznych sposobów zabezpieczenia swoich przyszłych wierzytelności jest również zabezpieczenie wekslowe. Weksel jest jedną z podstaw wydania nakazu zapłaty (przy założeniu, iż jest on należycie wypełniony, a jego prawdziwość i treść nie nasuwa wątpliwości), a dodatkowo po upływie dwóch tygodni od dnia wydania przez sąd nakazu zapłaty, staje się on natychmiast wykonalny.

Dochodząc swoich należności, musimy również pamiętać, w szczególności jeżeli mamy do czynienia z naszymi stałymi klientami, o możliwości ugodowego rozwiązania sporu np. rozłożenie płatności na raty, wydłużenie terminu płatności, czy rezygnacji z żądania zapłaty odsetek za zwłokę.

Jednak gdy coraz większa liczba naszych klientów zwleka z płatnością, przedsiębiorcy decydują się szybkie oddanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Przemawia za tym kilka argumentów. Po pierwsze, długi naszych klientów mogą w pewnym momencie naruszyć płynność przedsiębiorstwa, po drugie Kodeks postępowania cywilnego daje osobom prowadzącym działalność gospodarczą pewne instrumenty, które usprawniają i przyspieszają dochodzenie należności.

Zbyt długie oczekiwanie na dobrowolną spłatę należności przez dłużnika zmniejsza szansę na odzyskanie dochodzonej przed sądem kwoty, albowiem z reguły po upływie 6 miesięcy od terminu wymagalności maleje skuteczność sądowej windykacji należności.

Mianowicie sprawami ze stosunków cywilnych między przedsiębiorcami, w zakresie prowadzonej przez nich działalności gospodarczej zajmują się wydziały gospodarcze sądów rejonowych w przypadku, gdy wartość przedmiotu sporu nie przekracza 100.000,00 złotych, w sytuacji zaś gdy wartość przedmiotu sporu przekracza powyższą kwotę, wydziały gospodarcze sądów okręgowych.

Powództwo wytacza się przed sąd miejsca zamieszkania dłużnika (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą) lub jego siedziby. Można także wnieść pozew przed sąd, w którego okręgu znajduje się zakład główny lub oddział przedsiębiorcy, pod warunkiem, iż roszczenie pozostaje w związku z działalnością tego zakładu lub oddziału.

Powództwo można również wytoczyć przed sąd miejsca wykonania umowy, jednakże w pozwie należy uzasadnić, na jakiej podstawie wnosimy o rozpoznanie sprawy przez sąd miejsca wykonania umowy, a nie sąd ogólnej właściwości dłużnika. Ta kwestia ma duże znaczenie w sytuacji, gdy nasz kontrahent ma np. siedzibę w innej części Polski i decydując się na jego pozwanie musimy brać pod uwagę fakt, iż sprawa będzie się odbywać przed sądem oddalonym o kilkaset kilometrów od naszej siedziby.

Dlatego w umowach zawieranych z klientami warto również wprowadzić postanowienia dotyczące tzw. właściwości umownej, dzięki czemu gwarantujemy sobie rozpoznawanie sprawy przez lokalny sąd, właściwy dla siedziby naszego przedsiębiorstwa.

Bardzo ważnym dokumentem o charakterze dowodowym jest potwierdzenie otrzymania dostawy (jeżeli towar wysłany został przez przewoźnika dowodem będzie list przewozowy lub dowód nadania przesyłki poleconej), z kolei przy wykonaniu usługi warto zadbać aby sporządzony został na tę okoliczność stosowny protokół potwierdzający wykonanie usługi bez zastrzeżeń.

Najkrótszą, a także najbardziej efektywną drogą do odzyskania naszej należności jest uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Sąd wydaje nakaz zapłaty, jeżeli dochodzimy roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodnione załączonym do pozwu, jednym z poniżej wymienionych dokumentów:

• dokumentem urzędowym, zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem (np. podpisana przez dłużnika faktura),
• wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu,
• zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i nie zapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym,
• wekslem, czekiem, warrantem lub rewersem należycie wypełnionym, lub
  umową, dowodem spełnienia świadczenia wzajemnego niepieniężnego oraz dowodem doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli powód dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego lub odsetek w transakcjach handlowych określonych w ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Należy również pamiętać, aby przed wniesieniem pozwu wezwać dłużnika do zapłaty. Jeżeli w wyznaczonym terminie nasz klient nie ureguluje należności, możemy wystąpić na drogę postępowania sądowego. Wezwanie do zapłaty wraz z dowodem jego doręczenia albo dowodem wysłania pozwanemu przesyłką poleconą, stanowi załącznik do pozwu. Ponadto, pozew musi być należycie przez powoda opłacony, wysokość opłaty sądowej jest uzależniona od wartości przedmiotu sporu.

Wnosząc pozew, przedsiębiorca (lub jego pełnomocnik) musi wyraźnie wskazać, iż sprawa ma być rozpoznana w postępowaniu nakazowym.

Na podstawie załączonych do pozwu dokumentów, sąd może jednak uznać, iż nie zachodzą przesłanki do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Wtedy sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, pod warunkiem, że roszczenie nie jest bezzasadne (np. pozwany nie zgłaszał zastrzeżeń co do jakości towaru), przytoczone okoliczności nie budzą wątpliwości, miejsce pobytu pozwanego jest znane, zaspokojenie roszczenia nie zależy od świadczenia wzajemnego, a powód dochodzi wyłącznie świadczenia pieniężnego.

Jeżeli jednak brak jest przesłanek do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym, wówczas sprawa zostanie przekazana do postępowania zwykłego. Takie rozwiązanie jest dla przedsiębiorcy dużo mniej korzystne, gdyż wydłuża czas rozpatrywania sprawy.

Rozpoznanie sprawy przez sąd w postępowaniu nakazowym lub upominawczym oraz wydanie nakazu zapłaty oznacza dla przedsiębiorcy szybką drogę do odzyskania swojej należności. Wydziały gospodarcze pracują sprawnie i jeżeli dłużnik nie wniesie zarzutów lub sprzeciwu od nakazu zapłaty (w praktyce dłużnicy rzadko zaskarżają orzeczenia sądów w sprawach gospodarczych), po jego uprawomocnieniu się, możemy natychmiast wnieść wniosek do komornika o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.

Dowodem prawomocności orzeczenia sądowego (wyroku lub nakazu) zapłaty jest klauzula wykonalności. Aktualnie w postępowaniu nakazowym sądy nadają klauzulę wykonalności z urzędu bez konieczności składania przez powoda stosownego wniosku.

Taki model postępowania sprawia, iż przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na wniesienie pozwu do sądu, niż na oddanie sprawy firmom windykacyjnym, których działania skierowane są przede wszystkim na odzyskiwanie należności poza droga sądową, co zwykle wiąże się z wysokimi kosztami usługi. Kancelarie prawnicze, doskonale znające procedurę postępowania w sprawach gospodarczych, efektywnie, bez zbędnej zwłoki i co najważniejsze bez narażania przedsiębiorcy na wysokie koszty, potrafią odzyskać wszelkie należności.